Por:
JUAN CARLOS ACUÑA
LINA QUILINDO
INTRODUCCION
La ferretería tiene una antigüedad de 17 años pero en el año 2006 la compraron los señores Alejandro Santa y Camilo Santa y convirtiéndola en una ferretería basada en depósito de materiales, pero no dejando a un lado la parte ferretera, prestan los servicios de venta en sitio y a domicilio tanto de los productos ferreteros como los de depósito, haciendo que esta empresa crezca cada día más. En sus inicios la ferretería empezó ensayando para ver cómo era el negocio, si todo salía bien, y fue creciendo poco a poco hasta estar posicionada en el sector.
JUSTIFICACION
Como se hace una buena gestión de compras, saber si el producto que se va adquirir realmente si es rentable o no, y tener un beneficio tanto para la sociedad como para la empresa en sí, es conocer la relación que se establece entre lo que la gente necesita y lo que yo ofrezco. Se debe tener conocimiento sobre el uso y manejo adecuado de los inventarios, al igual que la adquisición de productos en el momento y cantidad correcta. Si eso no se efectúa se incurre siempre en el aumento de costos y la disminución de beneficios, necesitando incluso un mayor esfuerzo para el logro de los objetivos.
De esa manera, lo que se busca obtener soluciones a través de estrategias que faciliten la gestión de aprovisionamiento del negocio, lo cual puede traducirse en una reducción importante en los costos de adquisición, compra, almacenaje, transporte y comercialización de los productos ofrecidos y garantizando el suministro en el tiempo y lugar requerido por el cliente.
OBJETIVO GENERAL:
Satisfacer las necesidades de la Empresa con elementos externos a la misma, obteniendo la mayor rentabilidad del dinero invertido, de calidad y garantía haciendo compatible las metas de corto plazo con las proyecciones que hace la empresa maximizando beneficios o mejorando la posición competitiva en el mercado.
OBJETIVO ESPECIFICOS:
- Buscar los proveedores adecuados.
- Realizar las gestiones oportunas para que los materiales lleguen a los inventarios de la empresa.
- Definir las condiciones de Calidad, Servicio y Plazo
CADENA DE ABASTECIMIENTO
Siempre va a estar presente la logística ya que una cadena de abastecimiento tiene como objetivo primordial abastecer los materiales necesarios en cantidad necesaria, calidad y tiempo requeridos al costo más bajo posible, lo cual será traducido al mejor servicio al cliente.
Dentro de los factores que conforman el objetivo de la cadena de abastecimientos se puede decir que tanto la cantidad, calidad, tiempo y costo son factores dinámicos, y que viene a depender de la demanda, y esta no es constante, las exigencias de calidad cada vez son mayores, los tiempos de entrega son variables, e igualmente varían los costos.
Los cinco elementos que integran una cadena de abastecimiento son:
- Proveedores
- Transporte
- La empresa
- Los clientes
- La comunicación
Los pasos más importantes dentro de la cadena de abastecimiento son los siguientes:
1.- Debe ser rentable.
2.- Se debe buscar especialización
3.- Debe ser sensible a los cambios que ocurren en el mercado, y debe adaptarse rápidamente a esos cambios, buscando en todo momento satisfacer de manera constante las necesidades que los consumidores demandan de los productos o servicios que adquieren.
4.- Debe tener visibilidad sobre lo que ocurre en todo momento dentro de sus procesos, desde que el cliente coloca su orden, cuando ésta es manufacturada y embarcada y en general debe poseer cuanta información sea necesaria para no perder de vista lo que ocurre en las operaciones a lo largo de toda la cadena.
5.- Debe buscar su integridad. Unir el todo en un solo concepto de eficiencia: seguridad en su manejo, en la calidad y precisión de la información que fluye en todos sus canales.
6.- Debe facultar a los diferentes proveedores para que éstos tomen decisiones y puedan cumplir con el desempeño y los resultados presupuestados
CLASIFICACION DE LAS COMPRAS
La única clasificación existente son compras nacionales. Los proveedores que tenemos son de Colombia por esa razón los insumos que necesitamos nos lo proporcionan proveedores nacionales.
RECURSOS TECNOLOGICOS QUE POSEE LA EMPRESA
Contamos con un computador y un software que nos va diciendo la cantidad de inventario con el que contamos, el número de elementos que necesitamos, los precios de los productos, el control de stock, etc.
FLUJOGRAMA DE PROCESO GESTION DE COMPRAS
REQUISITOS PARA LA GESTIÓN DE COMPRAS
- La calidad de los materiales a de ser la adecuada para los fines que se dedican.
- El plazo de recepción ha de ser el oportuno.
- Se ha de buscar la mejor relación calidad-precio.
- Analizar las tendencias del mercado para anticiparse a los cambios de los precios.
- Estudiar los envíos de los proveedores y los métodos de almacenamiento.
ASPECTOS LOGISTICOS
Corren por cuenta por proveedor que se encarga de llevar el pedido hasta la bodega.
CONTROLES EN DIRECCION DE COMPRAS
Algunos de los controles utilizados en el proceso de gestión y dirección de compras son los siguientes:
1. Fijar claramente los objetivos del negocio, sus procedimientos, funciones políticas, organización, ubicación, recurso humano, documentos, flujo de documentos y otras. Con este control se trata de dejar establecido sus objetivos así como los documentos y manuales de procesos y procedimientos necesarios para un efectivo funcionamiento del negocio.
2. Elaborar las estadísticas e información sobre compras, así como la comparación de cifras y precios anteriores con los existentes. Con estas estadísticas se podrá llevar un mejor Control para la toma de decisiones, la evaluación y comparación de los datos producidos en Compras.
3. Comprobar los precios, datos, calidad de la mercancía y servicios. En este control es importante conocer y hacer seguimiento a los precios, datos y la calidad de los productos y servicios que nos ofrecen.
4. Conocimiento suficiente de los proveedores por el parte del personal de compras. Con este control se trata que el personal de compras conozca suficientemente los proveedores con los cuales nosotros negociamos, dando mayor garantía en su responsabilidad y calidad del servicio o negocio.
5. Centralización de todas las compras en este departamento, excepto aquellas de menor valor que pueden realizarse en las secciones. Buscamos que se aplique este control para que sea solamente el dueño o el otro socio sea el responsable en la empresa ya que son los únicos que conocen los términos de negociación con los proveedores.
6. El departamento de compras debe conocer suficientemente la distribución del área en el almacén o bodega de inventarios, así como el sistema de almacenamiento y protección de los productos y materiales. El departamento de compras debe continuamente realizar como control, una inspección a las bodegas para conocer sus procesos y formas de protección de los Inventarios.
7. El departamento de compras debe exigir que los documentos enviados por los proveedores, llenen los requisitos de orden interno y legal. Es importante este control para garantizar la buena elaboración de los documentos de los proveedores cumpliendo con los requisitos de la empresa y los de carácter legal.
1. ¿Cuáles son los principales objetivos de la empresa respecto a la Gestión de Compras?
Ellos son: Precio, Calidad, Garantía del producto y buen servicio. Estos 4 elementos constituyen el objetivo de la función de compras que es el de satisfacer las necesidades de la ferretería con elementos externos a la misma, obteniendo la mayor rentabilidad del dinero invertido, pero hay que hacer compatible este objetivo inmediato (corto plazo) con la contribución de Compras, es decir, elevar el beneficio y mejorar la posición competitiva.
2. ¿Cuántas personas intervienen en todo el proceso de Compras de la empresa y de qué forma actúan en dicho proceso?
En el proceso de compras solo interviene una sola persona. El propietario Alejandro Santa realiza las compras personalmente, pues es la única forma de aprender porque el negocio le va enseñando día tras día. En contadas ocasiones ha delegado las compras a su socio Camilo Santa porque sabe cómo manejar las negociaciones; con él fue con quien inició la ferretería, una sociedad, luego aprendió como él a efectuar ese proceso de negociación.
3. ¿Dónde y cómo se compran los productos que requiere la compañía para su normal funcionamiento?
Se contactan a los proveedores y ellos llegan hasta el punto de venta, brindando comodidad y buena asesoría sobre los productos.
4. ¿Existen hojas de vida de las características del producto o servicio con las que ustedes trabajan? Evidenciar 2.
No manejamos ese tipo de formato.
5. ¿Qué sistema de compras se utiliza en la Compañía? Por ejemplo compras sin Stock, con Stock, ¿son centralizadas, descentralizadas? Explique
Con stock y centralizadas porque es una sola persona que se encarga del proceso de compra.
6. En la gestión de compras es necesario tener en cuenta algunos aspectos para realizar una buena compra. ¿Cuáles son para usted dichos aspectos?
Efectivamente hay varios elementos que entran en juego cuando de comprar se trata y más si lo que se desea es efectuar una buena compra. Particularmente miro el plazo de pagos (crédito), garantías del producto, calidad, tiempo de entrega del producto y buena atención por parte de los proveedores.
7. ¿Se realiza investigación y búsqueda de proveedores? ¿Cómo se realiza esta investigación y búsqueda?
No tenemos investigación de proveedores. Los proveedores van hasta el negocio. Con el proceso de compras buscamos principalmente 4 aspectos: precio, calidad, garantía del producto y buena atención. Cuando se hacen los pedidos, volvemos con los proveedores según la atención que recibamos por parte de ellos. Creemos que ha habido empresas que por su mala atención pierden la fidelización con los clientes aunque tengan los mejores precios. Es de vital importancia para la continuidad del negocio la relación que el vendedor establezca con el comprador, de ahí la importancia de tener varios proveedores que atiendan bien a sus clientes.
8. ¿Efectúan en alguna ocasión algún tipo de test de productos con el fin de conocer sus características? Si no lo hacen preguntar por qué no lo hacen.
No hemos tenido la necesidad de efectuar ningún test, porque el asesor de ventas se encarga de brindar la información necesaria acerca del producto, sus ventajas y desventajas y eso nos permite a nosotros tener como compradores una visión generalizada del producto. Eso nos permite generar relaciones de confianza con los proveedores porque nos suministran la información que necesitamos del producto.
9. ¿Ustedes almacenan la mercancía? ¿Cómo funciona este almacenaje? ¿Qué tecnología utilizan para esto? (Servicios de apoyo: montacargas, estantería, etc.)
Sí la almacenamos y funciona por producto. La tecnología que se usa para el almacenamiento es la estantería, de resto no tenemos otro tipo de tecnología. Es importante que se sepa qué tipo de negocio se quiere manejar para poder, de esa manera, disponer de los recursos financieros, humanos y tecnológicos que se va a implementar. Nosotros conocemos nuestro negocio y por eso sabemos de los elementos que podemos estar utilizando.
10. ¿Se establecen cantidades máximas y mínimas para los productos a la hora de realizar la compra?
Si, para cada producto se establecen cantidades máximas y mínimas. Las cantidades máximas son importantes ya que hay inventarios mensuales y además si existen demasiados stocks este capital se inmoviliza. Las cantidades mínimas sirven de indicación para la petición de un nuevo pedido a nuestros proveedores.
11. ¿Qué controles utiliza en la Dirección de compras?
En único elemento que utilizamos es la evaluación a los proveedores, porque dependiendo de lo que necesitamos y lo que éste nos brinde podemos seguir comprándoles o no.
12. ¿Existe algún tipo de convenio respecto a las condiciones de pago con los proveedores? ¿Cómo funcionan esos convenios?
Tenemos un convenio. Funciona en la forma de pago que nos da el proveedor, y si pagamos por anticipado nos dan algún descuento.
CONCLUSIONES
A continuación se detalla las siguientes conclusiones:
1) Los informes dependerán del proceso de negociación que se logre entablar con los diferentes proveedores
2) Todas las áreas y en especial el de compras debe de preparar informes semanales, quincenales, mensuales, etc.; de acuerdo a las circunstancias que se presenten. Todo ello con el fin de llevar control de las diferentes actividades que se realicen.
3) Existen elementos de vital importancia en los procesos de compra: formas de pago, precio, calidad, garantía, servicio. Todo eso proporciona los elementos necesarios para realizar una buena compra.
4) La evaluación de los proveedores permite al comprador reducir la incertidumbre cuando debe tomar una decisión de compra.
5) Poner siempre el énfasis en minimizar el costo total en lugar de comprar por precio, es la clave del éxito del proceso.
